Opportunités et conditions de succès

Face au besoin de réduire les coûts et de se recentrer sur son coeur de métier, l'entreprise a de plus en plus recours à l'externalisation de certaines fonctions. Pour les responsables des opérations ou des services généraux, l'externalisation des services les plus lourds en termes de tâches administratives et de mobilisation des ressources peut représenter une opportunité pour développer à la fois la performance interne de ses services et l'image externe de ceux-ci.

Outre une opportunité de réduction des coûts, l'externalisation des services d'accueil permet l'augmentation de l'efficacité et la qualité des prestations et de mettre en place de nouvelles compétences, notamment en matière de gestion. L'externalisation permet l'automatisation de certaines tâches sans investissement lourd en équipement; parallèlement, en confiant ces tâches aux fournisseurs spécialisés, elle peut garantir un plus haut niveau de professionnalisme. Les processus le plus souvent externalisés sont l'administration du personnel et de la paie ; il est également possible d'externaliser le recrutement, l'administration de la formation (demandes de DIF, gestion des inscriptions et traitement des dossiers...) et la gestion des avantages sociaux (mutuelle, épargne...) et même de réduire le versement de charges sociales.

En raison des spécificités de chaque entreprise pour son organisation, ses métiers et compétences clefs, le projet d'externalisation du service doit être soigneusement préparé. Il est nécessaire de bien définir le périmètre de l'opération et de garantir contractuellement le rôle et les responsabilités du partenaire externe. L'externalisation comporte certains risques, qui sont identifiés et qui peuvent être bien gérés.

   Comment préparer une opération d'externalisation ?
• Comment identifier et gérer les risques sociaux, financiers et opérationnels ?
• Quel est le cadre juridique de l'externalisation des services d'accueil ?
• Comment élaborer et conduire un appel d'offres ?
• Comment négocier et rédiger le contrat ?
• Comment organiser, mettre en oeuvre et piloter une opération d'externalisation ?


En répondant à ces questions, ainsi qu'aux vôtres, notre société aidera les directeurs et les responsables des RH à identifier les risques et les bénéfices de l'externalisation, à élaborer le contrat approprié et à mettre en place un projet d'externalisation adapté à la situation et aux besoins de l'entreprise.

"outsourcing" et Accueil en Entreprise

Cela signifie utiliser une solution qui fournit les résultats dont vous avez besoin et qui correspond à vos objectifs stratégiques, sans devoir embaucher une personne quelques heures avec tous les coûts fixes que cela implique.

Externaliser c’est ajouter une part de la valeur de votre activité.

Externaliser c’est comme un partenaire parfaitement en phase avec l'ensemble de vos objectifs

 

Les raisons que les entreprises invoquent pour justifier leur choix d'externaliser:

1- Réduire et contrôler les coûts opérationnels
Il s'agit pour les entreprises de réduire les coûts généralement supportés en interne comme par exemple les coûts de recherche et développement; des coûts qui sont, au final répercutés sur le client. Le prestataire peut réduire ces coûts structurels en réalisant des économies d'échelle ou en tirant avantage de sa spécialisation.

2- Améliorer l'entreprise de façon générale
Externaliser revient à se concentrer sur son coeur de métier en déléguant certaines fonctions. Etant libéré des tâches à faible valeur ajoutée, l'entreprise concentre ses énergies à satisfaire les besoins de ses clients.

3- Avoir accès à de nouvelles compétences
Les prestataires d'externalisation investissent constamment pour améliorer leurs services, leurs méthodologies et leurs compétences et ce, afin de rester compétitifs. Externaliser permet d'avoir accès à ces compétences sans pour autant les développer en interne.

4- Concentrer ses ressources humaines internes sur l'essentiel
Il s'agit de gérer au mieux ses ressources internes en les concentrant sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

5- Disposer de ressources qui n'existent pas en interne

6- Accélérer les changements
Vouloir se développer en interne peut prendre du temps. Tout changement peut entraîner une série de nouvelles procédures ou de nouveaux coûts. En externalisant, l'entreprise fait supporter ces nouvelles contraintes à son prestataire.

7- Déléguer une activité que l'on ne maîtrise pas
Si externaliser ne signifie pas se débarrasser totalement d'une activité, il peut être utile d'apprendre de son prestataire, tout en gardant la maîtrise des opérations.

8- Mieux gérer ses budgets
Un coût annuel fixe et sans surprises.