Opportunités et conditions de
succès
Face au
besoin de réduire les coûts et de se recentrer sur son coeur de métier,
l'entreprise a de plus en plus recours à l'externalisation de certaines
fonctions. Pour les responsables des opérations ou des services généraux,
l'externalisation
des services les plus lourds en termes de tâches administratives et de
mobilisation des ressources peut représenter une opportunité pour développer à
la fois la performance interne de ses services et l'image externe de
ceux-ci.
Outre une opportunité de réduction des coûts, l'externalisation des
services d'accueil permet l'augmentation de l'efficacité et la qualité des
prestations et de mettre en place de nouvelles compétences, notamment en
matière de gestion. L'externalisation permet l'automatisation de certaines
tâches sans investissement lourd en équipement; parallèlement, en confiant ces
tâches aux fournisseurs spécialisés, elle peut garantir un plus haut niveau de
professionnalisme. Les processus le plus souvent externalisés sont
l'administration du personnel et de la paie ; il est également possible
d'externaliser le recrutement, l'administration de la formation (demandes de
DIF, gestion des inscriptions et traitement des dossiers...) et la gestion des
avantages sociaux (mutuelle, épargne...) et même de réduire le versement de
charges sociales.
En raison des spécificités de chaque entreprise pour son organisation, ses
métiers et compétences clefs, le
projet d'externalisation du service doit être soigneusement préparé. Il est
nécessaire de bien définir le périmètre de l'opération et de garantir
contractuellement le rôle et les responsabilités du partenaire externe.
L'externalisation comporte certains risques, qui sont identifiés et qui peuvent
être bien gérés.
Comment préparer une opération
d'externalisation ?
• Comment identifier et gérer les risques
sociaux, financiers et opérationnels ?
• Quel est le cadre juridique de
l'externalisation des services d'accueil ?
• Comment élaborer et conduire un appel d'offres
?
•
Comment négocier et rédiger le
contrat ?
•
Comment organiser, mettre en oeuvre
et piloter une opération d'externalisation ?
En répondant à ces questions, ainsi qu'aux vôtres, notre société aidera les
directeurs et les responsables des RH à identifier les risques et les bénéfices
de l'externalisation, à élaborer le contrat approprié et à mettre en place un
projet d'externalisation adapté à la situation et aux
besoins de l'entreprise.
"outsourcing" et Accueil en Entreprise
Cela signifie utiliser une solution qui fournit les résultats dont vous avez besoin et qui correspond à vos objectifs stratégiques, sans devoir embaucher une personne quelques heures avec tous les coûts fixes que cela implique.
Externaliser c’est ajouter une part de la valeur de votre activité.
Externaliser c’est comme un partenaire parfaitement en phase avec l'ensemble de vos objectifs
Les raisons que les entreprises invoquent pour justifier leur choix
d'externaliser:
1-
Réduire et contrôler les coûts opérationnels
Il s'agit pour les entreprises de
réduire les coûts
généralement supportés en interne comme par exemple les coûts de recherche et
développement; des coûts qui sont, au final répercutés sur le client. Le
prestataire peut réduire ces coûts structurels en réalisant des économies
d'échelle ou en tirant avantage de sa spécialisation.
2-
Améliorer l'entreprise de façon générale
Externaliser
revient à se concentrer sur son coeur de métier en déléguant certaines
fonctions. Etant libéré des tâches à faible valeur ajoutée, l'entreprise
concentre ses énergies à satisfaire les besoins de ses clients.
3-
Avoir accès à de nouvelles compétences
Les prestataires d'externalisation investissent constamment pour améliorer
leurs services, leurs méthodologies et leurs compétences et ce, afin de rester
compétitifs. Externaliser permet d'avoir accès à ces compétences sans pour
autant les développer en interne.
4-
Concentrer ses ressources humaines internes sur
l'essentiel
Il s'agit de gérer au mieux ses ressources internes en les concentrant sur des
activités à plus forte valeur ajoutée.
5-
Disposer de ressources qui n'existent pas en
interne
6-
Accélérer les changements
Vouloir se développer en interne peut prendre du temps. Tout changement peut
entraîner une série de nouvelles procédures ou de nouveaux coûts. En
externalisant, l'entreprise fait supporter ces nouvelles contraintes à son
prestataire.
7-
Déléguer une activité que l'on ne maîtrise pas
Si externaliser ne signifie pas se débarrasser totalement d'une activité, il
peut être utile d'apprendre de son prestataire, tout en gardant la maîtrise des
opérations.
8-
Mieux gérer ses budgets
Un coût annuel fixe et sans surprises.
